Der BI-Bericht "01_Belegliste Mittelabrufe (BI)" ist für die Vorbereitung von Mittelabrufen in Drittmittelprojekten angefertigt worden. (ACHTUNG: für Bundesprojekte gibt es einen anderen Bericht)
(1) Er ist als Standardeinstellung in der Favoritenliste enthalten
Es öffnet sich das Bericht Fenster, in dem nun die Daten eingetragen werden müssen.
(2) Zunächst muss das Abrechnungsobjekt (=Kostenstelle) ausgewählt werden. Wenn man in das Feld klickt, öffnet sich die gesamte Liste möglicher Kostenstellen. In dem Suchfeld "Liste durchsuchen..." kann sowohl nach der Kostenstellennummer als auch der Kostenstellenbenennung gesucht werden.
(3) Danach muss der Zeitraum der Auswertung ausgewählt werden, dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
- Buchungsdatum von/bis (alle Rechnungen, die im System gebucht sind)
- Ausgeglichen am von/bis (alle Rechnungen, die im System gebucht und bezahlt sind)
In der Regel dürfen in Drittmittelprojekten nur die Rechnungen geltend gemacht werden, die schon bezahlt wurden. In diesem Fall wäre "Ausgeglichen am" die richtige Wahl. Falls Sie sich mit den Daten nicht sicher sind, wenden Sie sich an Ihre(n) Ansprechpartner(in) im Drittmittelteam.
(4) Wenn Sie die Daten ausgewählt haben, drücken Sie auf "Anwenden".
(5) Wird auf dem Bericht "null null" angezeigt, fehlt Ihnen die Berechtigung, auf die Kostenstelle zuzugreifen. Wenden Sie sich in dem Fall an den/die Kostenstellenverantwortliche(n) (Professor/in). Der/Die kann Sie über das MyFH-Portal berechtigen.
(6) Der Bericht wird nun angezeigt. In der Kopfzeile erkennt man alle Daten zu den abgefragten Daten.
Darunter werden Ihnen die Belege angezeigt (Sortierung: Ausgangsrechnungen/Eingangsrechnungen und danach Ausgeglichen am Datum).