Kostenstellen können über die Funktion "Abrechnungsobjekte auswerten" ausgewertet werden.
Klicken Sie im linken Regiebereich auf "Abrechnungsobjekte auswerten".
Wählen Sie bei erstmaliger Anmeldung das Standardsuchprofil "MA-Abrechnungsobjekte" aus.
Um sich alle für Sie einsehbaren Kostenstellen anzeigen zu lassen, reicht ein Klick auf das Lupensymbol (4).
Soll die Auswahl eingegrenzt werden, können Sie bei den Suchkriterien bestimmte Suchwerte eintragen. Um z. B. eine bestimmte Kostenstelle auszuwerten, geben Sie beim Suchkriterium "Abrechnungsobjekt" in das Suchwert-Feld die Kostenstellennummer ein (3). Klicken Sie anschließend auf das Lupensymbol, um die Suche zu starten (4).
Wählen Sie die gewünschte Kostenstelle durch einen Doppelklick auf die Kostenstellennummer aus.
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Um Falschauswertungen zu vermeiden, wählen Sie immer nur eine Kostenstelle aus! |
Das aktuelle Geschäftsjahr und der BAB-Typ 2 sind bereits als Standardeinstellungen vorausgewählt. In der Regel reicht ein Klick auf das Aktualisierungssymbol (6). Bei Bedarf können Sie die Auswahlkriterien wie Rastertyp oder Periode/Geschäftsjahr anpassen und anschließend auf das Aktualisierungssymbol klicken (6).
Die Kostenstelle wird nun in der Ansicht des BAB-Typs 2 dargestellt. Die Spalte "Verfügbar" liefert in jeder Zeile den Gesamtbetrag aus den Spalten "Planung" minus "Buchung" minus "Festlegung". Im Zeilenblock A werden das Budget bzw. die Einnahmen abgebildet, Block B zeigt die Ausgaben. In Zeile "C. Verbl. Budget inkl. Festlegungen" wird das Ergebnis dargestellt (Einnahmen minus Ausgaben). Dies entspricht den aktuell noch verfügbaren Mitteln auf der Kostenstelle.
In der Spalte "Buchung" befinden sich die bereits gebuchten Rechnungen/Belege. Die Spalte "Festlegungen" beinhaltet sämtliche über das Team Einkauf getätigten Bestellungen sowie Personalkostenfestlegungen. Klicken Sie zu Beginn einer Zeile auf den Pfeil und öffnen Sie die Ordnerstruktur, um die in dieser Zeile enthaltenen Kostenarten einzublenden.
Um zu sehen, welche Buchungen/Festlegungen den aufgeführten Ausgaben zugrunde liegen, klicken Sie in der Spalte "Buchung" auf den Betrag, für den Sie sich interessieren (gelbe Markierung).
Es öffnet sich ein neues Fenster mit einer Aufstellung aller zugrunde liegenden Buchungen/Festlegungen.
Bei Drittmittelprojektkostenstellen (Kostenstellennummern beginnend mit 21) kann es von Vorteil sein, nicht nur ein Geschäftsjahr, sondern die gesamte Projektlaufzeit zu betrachten. Hierzu empfehlen wir den BAB-Typ 3 (Drittmittelübersicht überjährig). Die Auswertung mit dem BAB-Typ 3 (Drittmittelübersicht überjährig) sollte zwingend für die gesamte Projektlaufzeit erfolgen. Wählen Sie dazu in den Feldern Periode/GJ die Jahre 2008 bis heute aus.
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Abrechnungsobjekt ist der Oberbegriff von Kostenstelle und Kostenträger. Für die Auswertung in MACH ist nur die Kostenstelle relevant. |
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