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Anleitungen zur Einrichtung des Exchange Mail- & Groupware Dienstes für Bedienstete

Mit der Inbetriebnahme des Exchange Dienstes innerhalb der Infrastruktur der Fachhochschule Münster, wird für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung, sowie der Fachbereiche nun eine zentrale Lösung für den E-Mail-Verkehr und die Kalenderverwaltung angeboten. Zur Nutzung Ihrer Fachhochschul-E-Mail-Adresse auf einem Exchange-Server, können Sie eine auf Ihrem PC installierte Software nutzen. Einen sogenannten E-Mail-Client. Die Client-Software kommuniziert im Idealfall über das Active-Sync Protokoll mit dem E-Mail-Server aber auch IMAP Zugang zum Exchange-Server ist weiterhin möglich. Wir empfehlen ausdrücklich die Verwendung von Microsoft Outlook, da nur dieses Programm die volle Kompatibilität mit dem Exchange-Server bietet. 


Anleitungen für die Inbetriebnahme

Outlook

  • Exchange mit Outlook 2019 unter Windows 10

  • Exchange mit Office 365 unter Windows 10


Android

  • Exchange mit der App Gmail unter Android XXX


Apple

  • Exchange mit Outlook 2016 unter Mac OS 10.XXXXX
  • Einrichtung von Exchange unter Mac OS XXXXX
  • Exchange mit der Standard Mail App unter iOS XXXXX


Exchange E-Mail Funktionen

Posteingangsregeln

  • Mit Exchange ist es in der Fachhochschule Münster erstmals möglich seine eingehenden E-Mails bereits auf dem Server, also noch vor Eingang auf dem Mail-Client Programm sortieren zu lassen. Dieses Feature ist besonders wertvoll, wenn Sie Exchange auf Ihrem Mobiltelefon benutzen, da ein großer Posteingang und laufend eingehende Mails hier sehr störend wirken können.

    • Erstellen einer Regel zur automatischen Mailsortierung über die Outlook Wep App

E-Mail Verfolgung

  • Mit Exchange ist es für den Benutzer nun möglich, seine eigenen E-Mails bis zur Übergabe an einen Fremdserver zu verfolgen. Dies kann ein sehr nützliches Werkzeug sein, wenn Sie sich darüber informieren möchten was mit einer Mail, die Sie versendet haben, geschehen ist.

    • E-Mail Verfolgung über die Outlook Wep App

E-Mail Wiederherstellung

  • Bisher konnten aus dem Papierkorb gelöschte E-Mails nur durch eine Backup-Anfrage bei der Datenverarbeitungszentrale wiederhergestellt werden. Es ist nun auch für die Benutzer möglich gelöschte Daten wiederherzustellen. Hierzu zählen nicht nur die gelöschten E-Mails, sondern auch Kalendereinträge, Kontakte oder sonstige durch Exchange verwalteten Daten. Eine Wiederherstellung von aus dem Papierkorb gelöschter Daten ist für den Benutzer bis zu 14 Tage rückwirkend möglich.

    • Eine aus dem Papierkorb gelöschte E-Mail wiederherstellen über die Outlook Wep App

Exchange Raumplanung und Kalenderfunktionen

Raumbuchung und Terminplanung

  • Über die Kalender bietet Exchange eine umfangreiche Termin- & Raumplanung an. Mit diesem Feature können Sie mit anderen Beschäftigten Termine vereinbaren und erhalten, falls diese Ihren Kalender freigegeben haben, eine gute Übersicht über mögliche Zeiten, die Ihre Planung erheblich erleichtern. Planung eines Meetings mit anderen Teilnehmern und Raumbuchung in der Outlook Web App

    • Planung eines Meetings mit anderen Teilnehmern und Raumbuchung über Outlook 2019

Kalenderberechtigungen

  • Die Kalender in Exchange können beliebig an andere Benutzer zur teilweisen oder auch vollständigen Einsichtnahme freigegeben werden. Dazu gibt es in Exchange eine umfangreiche Rechteverwaltung, welche es dem Benutzer ermöglicht die erteilten Berechtigungen einzusehen und zu verwalten.

    • Einführung in das Berechtigungssystem der Kalenderverwaltung mit Outlook 2019

Kalenderfreigabe

  • Der häufigste Anwendungsfall, in Bezug auf die Kalenderberechtigungen, wird die Freigabe Ihres Kalenders an einen anderen Benutzer sein. In der folgenden Anleitung erfahren Sie anhand eines Beispielszenarios, wie Sie diese Freigabe erteilen oder wie Sie eine von einem anderen Benutzer erteilte Freigabe annehmen und bei Sich einbinden können.

    • Freigabe eines persönlichen Kalenders in Outlook 2019

Exchange Aufgabenplanung

Aufgabenerstellung

  • Bevor Sie sich mit den Möglichkeiten beschäftigen, eine Aufgabenliste zur Einsicht an jemand anderen freizugeben, falls Sie dies wünschen, erläutert Ihnen diese erste Anleitung, wie Sie einen Eintrag in Ihrer Aufgabenliste erzeugen. Die Aufgabenliste ist vergleichbar mit dem Kalender, ohne Ihr zutun ist Ihre Aufgabenliste zunächst für niemanden einsehbar außer für sie selbst.

    • Erzeugen einer neuen Aufgabe mit Outlook 2019

Aufgabenfreigabe

  • Manchmal ist es sinnvoll eine Aufgabenliste für jemand anderen einsehbar, oder sogar editierbar zu machen. Denken Sie beispielsweise an den Fall dass ein Vorgesetzter die Aufgaben an Mitarbeiter delegieren möchte, welche an einem anderen Standort arbeiten. Auch gemeinsame Aufgabenlisten für Teams können sehr sinnvoll sein. Die nächste Anleitung erläutert den Vorgang der Freigabe einer Aufgabenliste an eine andere Person.

    • Freigabe einer Aufgabenliste in Outlook 2019

Exchange Öffentliche Ordner

Einbinden eines Kalenders aus den Öffentlichen Ordnern

  • Die Kalender, welche innerhalb Ihrer Arbeitsgruppe gemeinsam genutzt werden, sollten von Ihnen zur besseren Übersicht an die entsprechenden Stellen Ihres Outlook 2010 Clients eingebunden werden. Die folgende Anleitung zeigt Ihnen wie dies gemacht wird.

    • Einbinden eines Kalenders in Outlook 2019

Einbinden eines Adressbuches aus den Öffentlichen Ordnern

  • Die Adressbücher, welche innerhalb Ihrer Arbeitsgruppe gemeinsam genutzt werden, sollten von Ihnen zur besseren Übersicht an die entsprechenden Stellen Ihres Outlook 2010 Clients eingebunden werden. Die folgende Anleitung zeigt Ihnen wie dies gemacht wird.

    • Einbinden eines Adressbuches in Outlook 2019

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