Sie benötigen ein aktives Beschäftigungsverhältnis an der FH-Münster
Sie benötigen ein FH-Benutzerkonto, welches für Exchange freigeschaltet ist.
Sie benötigen eine aktive Internetverbindung
Wenn Sie die Voraussetzungen erfüllen, können Sie folgende Schritte ausführen:
- Besuchen Sie die Outlook Web App unter folgendem Link: https://owa.fh-muenster.de
- Wechseln Sie dann in den Bereich „Kalender“.
- Drücken Sie auf "Neu".
- Wechseln Sie in den „Terminplanungs-Assistent“.
- Bevor Sie Räume oder Personen anfügen, stellen Sie Anfang und Ende des geplanten Meeting ein.
- Im Bereich (A) können Teilnehmer aus dem Exchange Adressbuch gesucht werden.
- Im Bereich (B) fügen Sie einen Raum zu.
- Drücken Sie nun zunächst auf "Raum hinzufügen".
- Wählen Sie einen Raum aud der Liste.
- Ist der Raum nicht in der Liste, dann ist er vielleicht bereits gebucht, lassen Sie sich in diesem Fall alle Räume anzeigen. (A)
- Haben Sie erfolgreich einen freien Raum gewählt, fügen Sie nun die Teilnehmer hinzu.
- Falls Sie für Ihren Termin ein Catering wünschen, beachten Sie bitte die "Informationen zum Catering"
- Sind Raum und Teilnehmer vollständig, verlassen Sie den Terminplanungs-Assistenten durch drücken auf "Ok".
- Vergeben Sie nun einen Namen für den Termin und verfassen Sie einen Einladungstext.
- Anschließend versenden Sie die EInladung durch drücken des Buttons "Senden".
Falls Sie einen Raum gebucht haben und dieser Raum von einer Person verwaltet wird, muss Ihnen dieser Raum
für den von Ihnen gewünschten Zeitraum erst bestätigt werden.Sie erhalten hierüber eine Information in Form einer Mail.
- Hat der Raumplaner Ihnen den Raum zugesagt, erhalten Sie eine weitere Mail.
- Erst mit dieser Bestätigung haben Sie die verbindliche Zusage für den Raum.
In Ihrem Kalender können Sie nun nachschauen, wer Ihrem Meetings bereits zu- oder abgesagt hat.
Wechseln Sie dazu wieder zurück in den Kalender.
- Doppelklicken Sie dann auf den Termin.
Wie in den Details zu sehen ist, wurde Ihnen der Raum verbindlich zugesagt.
Wenn eingeladene Teilnehmer zu- oder absagen, können Sie dies an dieser Stelle ebenfalls nachverfolgen.
Falls Sie einen Termin einmal wieder absagen müssen, können Sie dies ebenfalls in dieser Ansicht durchführen.
Der Termin wird dann aus Ihrem Kalender entfernt und der gebuchte Raum wieder freigegeben.
Klicken Sie dazu auf "Abbrechen" und wählen Sie dann "Absage vor dem Senden bearbeiten".
- Verfassen Sie einen kurzen Text und drücken Sie dann "Senden" um die Absage zu verschicken.
Die Planung eines Meetings mit anderen Teilnehmern und Raumplanung ist damit abgeschlossen.