Das Open Source Videokonferenzsystem BigBlueButton wird hausintern im Rechenzentrum der DVZ gehostet.

Um es nutzen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Sie benötigen ein aktives Beschäftigungsverhältnis oder eine bestehende Immatrikulation an der FH Münster

• Eine aktive und bestenfalls nicht durch andere Aktivitäten ausgelastete Internetverbindung.

• Bitte nehmen Sie unbedingt die Nutzungsbestimmungen der Aufzeichnungsfunktion zur Kenntnis.
• Beachten Sie bitte auch die Hinweise zum Datenschutz bei den Videokonferenzsystemen

Herstellertutorial: Features

Bebilderte Anleitung für den Einstieg in das Videokonferenzsystem:

• Öffnen Sie die Webseite https://bbb.fh-muenster.de
• Drücken Sie auf "Einloggen"
• Melden Sie sich mit Ihrer FH-Kennung und dem dazugehörigen Passwort an.

• Sie werden anschließend in Ihren persönlichen Bereich geleitet. Machen wir uns nun zunächst mit den Möglichkeiten dort vertraut.
• Drücken Sie oben rechts auf Ihren Namen und wählen Sie dann "Profil".

• Sie haben neben der Verknüpfung eines Bildes innerhalb Ihrer Kontoinformationen nicht viele Möglichkeiten.
• An dieser Stelle sei jedoch darauf hingewiesen, dass für Sie die Möglichkeit der Löschung des BigBlueButton Profils besteht.
  • Wenn Sie Ihr Profil löschen sollten, werden alle Ihre Räume und alle eventuell vorhandenen Aufzeichnungen ebenfalls gelöscht.
  • Melden Sie sich anschließend erneut an, erhalten Sie ein frisches Profil, so als würden Sie sich zum ersten Mal am System anmelden

• Schauen wir uns nun den Startraum an. Das ist der persönliche Raum, der immer sofort angelegt wird und den alle Personen besitzen.
• Drücken Sie auf die drei kleinen Punkte und wählen Sie dann "Raumeinstellungen".

• Hier haben Sie nun folgende Möglichkeiten:
  
  • (1) Dem Raum einen beliebigen Namen geben
  • (2) Ein Zugangscode generieren indem Sie auf die Würfel drücken
  • (3) Alle Teilnehmer sind bei betreten des Raumes zunächst stumm geschaltet. Dies ist eine Standardeinstellung.
  • (4) Bevor jemand Ihren Raum betreten kann, müssen Sie ihn freischalten. Der klassische Warteraum.
  • (5) Andere Personen außer Ihnen können die Konferenz in Ihrem Raum starten, wenn Sie diese Option anschalten.
  • (6) Alle Teilnehmer nehmen als Moderatoren teil, die alle Einstellungen der späteren Konferenz ändern könnten.
  • (7) Den Aufnahmeknopf einblenden
    • ACHTUNG: Wenn Sie diese Option aktivieren, werden alle Sitzungen in dem Raum immer aufgezeichnet. Bitte nehmen Sie unbedingt die Nutzungsbestimmungen der Aufzeichnungsfunktion zur Kenntnis.
  • (8) Den Raum aktualisieren
• Drücken Sie abschließend auf "Raum aktualisieren" (8).

• Sie können sich bis zu 10 Räume erstellen.
• Drücken Sie dazu auf das "+-Symbol".

• Auch hier haben Sie wieder die bekannten Optionen.
• In diesem Beispiel werden wir einen Zugangscode setzen, den Warteraum anschalten und den Aufnahmebutton einblenden.
  • Dies wird dazu führen das jemand, der an Ihrem Meeting teilnehmen möchte...
    1. sich zuerst mit seiner FH-Kennung am BigBlueButton System anmelden muss
    2. danach den Zugangscode zu Ihrem Meeting eingeben muss
    3. und anschließend von Ihnen im Warteraum freigeschaltet werden muss.
    4. Ist die Option "Aufnahme des Raumes erlauben" eingeschaltet, nehmen Sie unbedingt die Nutzungsbestimmungen der Aufzeichnungsfunktion zur Kenntnis.
  • Da dies extrem restriktiv wäre, können Sie Option 2 und 3 auch auslassen.
  • Die Authentifizierung 1 ist jedoch in jedem Fall nötig. Alle Personen werden Ihrem Meeting also mit Ihren echten Vor- & Nachnamen beitreten.

• Jeder Raum hat einen einzigartigen Link, der sich niemals verändert. Diesen Link können Sie anderen Teilnehmenden übermitteln.
• Wenn Sie Ihre Veranstaltung starten wollen, markieren Sie den entsprechenden Raum und drücken Sie dann auf "Starten"

• Es öffnet sich ein neues Fenster und Sie werden gefragt, ob Sie dem Meeting mit oder ohne Mikrofon beitreten möchten.
• In diesem Beispiel wählen wir "Mit Mikrofon".

• Es folgt die übliche Aufforderung des Browsers, den Zugriff auf ein Mikrofon zu gestatten. Treffen Sie entsprechend eine Auswahl.

• Sie werden anschließend zu einem Selbsttest geleitet, bei dem Sie eine Wiedergabe des eigenen Audiosignals erhalten.
• Wenn Sie sich selbst hören können, dann drücken Sie auf den grünen Button.

• Der Veranstaltungsraum teilt sich grob in drei Bereiche:
  
  • (A) Ganz link in rot der Bereich in dem die Teilnehmer angezeigt werden.
  • (B) Danaben in blau den Chatbereich.
  • (C) Den Hauptbereich, hier geld markiert, in dem die Präsentation und die Anzeige der Webcamübertragungen stattfindet.

• Beschäftigen wir uns nun zunächst mit dem Bereich ganz links.
• Hier haben Sie, weil dies Ihr eigener Veranstaltungsraum ist, ein kleines Zahnrädchen mit dem Sie die Einstellungen des Raumes ändern können.
• Wählen Sie hier zunächst einmal "Teilnehmerrechte einschränken".

• Sie sehen nun eine Übersicht der Berechtigungen, welche andere die Teilnehmer Ihres Raumes erhalten.
  
  • Da es sich bei BigBlueButton in erster Linie um ein Präsentationswerkzeug handelt und auch um Ressourcen zu schonen...
    • Sind alle Webcams zunächst gesperrt
    • Sind alle Mikrofone zunächst gesperrt

• Holen wir nun zu Testzwecken eine weitere Person in das Meeting. Sie haben Ihren Raumlink an jemanden weitergegeben und diese Person will nun Ihrem Raum beitreten.
• Da Sie zuvor den Warteraum aktiviert haben, landet diese Person nun zunächst dort und muss durch Sie freigeschaltet werden.
• Drücken Sie dazu auf "Wartende Teilnehmer".

• Hier sehe Sie nun die Liste der wartenden Personen, die Sie auf verschiedene Weise freischalten oder verweigern können.

• Haben Sie eine Person freigeschaltet, kann diese Ihrem Raum beitreten.
• Sie sehen schon den kleinen Zusatz "Gesperrt", der Ihnen anzeigt das diese Person kein Webcambild übertragen darf. Sie kann nur zuhören.

• Möchten Sie, dass eine Person Webcam und Mikrofon übertragen darf, klicken Sie auf die entsprechende Person und wählen Sie "...freigeben".
• Ab diesem Moment kann diese Person Ihre Webcam und Ihr Mikrofon einschalten.

• Möchten Sie, dass jemand den Präsentationsbereich benutzen darf, denn dies kann immer nur eine Person sein, dann können Sie Ihr Präsentationsrecht vorübergehend jemand anderem gewähren.
• Drücken Sie hierzu auf die Person und wählen Sie "Zum Präsentator machen" aus.

• Sie sehen dann, wie links das Logo des Präsentators zu der entsprechenden Person wandert und Sie selbst ganz rechts alle Präsentationsberechtigungen verlieren.

• Wenn Sie selbst wieder präsentieren möchten, klicken Sie auf sich selbst und wählen Sie erneut "Zum Präsentator werden".

• Das kleine Icon wandert wieder zu Ihnen und Sie erhalten alle Bearbeitungsberechtigungen zurück.

• Anschließend möchten Sie der Person vielleicht auch die Berechtigung zur Webcam- und Mikrofonübertragung entziehen, drücken Sie dazu "...sperren".

• Bei einem Klick auf eine Personen stehen noch einige weitere Optionen zur Verfügung:
  
  • (1) Starten Sie einen privaten Chat mit der Person
  • (2) Befördern Sie die Person zum Moderator.
    • Moderatoren haben alle Berechtigungen in Ihrem Raum, die Sie auch haben, können also z.B. die Einstellungen verändern und Personen freischalten.
  • (3) Teilnehmer entfernen. Dies kickt die entsprechende Person aus Ihrem Raum.

• Beschäftigen wir uns nun mit dem zweiten Bereich.
• Hier wird zunächst der "Öffentliche Chat" angezeigt. Ein Chatraum in dem alle Teilnehmenden anwesend sind.
  • Dies ist der Bereich, in dem Sie Fragen erlauben sollten, die Sie dann in gewissen Abständen während Ihrer Vorlesung beantworten können.
• Über die drei kleinen Punkte erhalten Sie auch Zugriff auf eine Exportfunktion.

• Sie können den Chatbereich auch auf einen Bereich für geteilte Notizen umschalten.
• In diesem Bereich können alle Teilnehmenden gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Die üblichen Formatieroptionen stehen zur Verfügung.

• Sie haben später auch hier die Möglichkeit eines Downloads.

• Kommen wir nun zum Hauptbereich, der sich wie folgt unterteilt...
  
  • (1) Den Bereich zur Freigabe von Mikrofon, Webcam oder zum teilen des Bildschirms
  • (2) Den eigentlichen Präsentationsbereich, in dem ein Dokument präsentiert wird. Unten gibt es Knöpfe für Seitenwechsel.
  • (3) Den Bereich, um Markierungen in dem Dokument einzufügen.
  • (4) Einen Knopf um Dokumente hochzuladen, Umfragen durchzuführen oder Videos zu teilen.
  • (5) Den Knopf, mit dem die Aufzeichnung gestartet werden kann. (Bitte Hinweise weiter unten in dieser Anleitung beachten!)
    • Bitte nehmen Sie unbedingt die Nutzungsbestimmungen der Aufzeichnungsfunktion zur Kenntnis.
  • (6) Die persönlichen Einstellungen des Teilnehmers

• Mit den Werkzeugen können Sie Markierungen setzen.
• Sie können auch die anderen Teilnehmer für diese Werkzeuge freischalten, so dass alle gleichzeitig arbeiten können.

• Sie haben Sie Möglichkeit, einfache Umfragen zu starten.
• Drücken Sie dazu auf das "+-Symbol" und wählen Sie "Umfrage starten".

• Das Ergebnis können Sie später auch publizieren.

• Sie haben die Möglichkeit, weitere Präsentationen hochzuladen.
• Drücken Sie dazu auf das "+-Symbol" und wählen Sie "Präsentation hochladen".

• Laden Sie nun die gewünschten Dateien hoch.

• In diesem Beispiel werden wir eine PowerPoint Präsentation hochladen.

• Diese wird zu einem PDF Dokument konvertiert und dann automatisch angezeigt.

• Wie Sie sehen können, ist die Standardfolie durch die neue Präsentation ausgetauscht worden.

• Sie haben die Möglichkeit, zwischen hochgeladenen Dokumenten zu wechseln.

• Markieren Sie dazu das gewünschte Dokument und drücken Sie dann auf "Bestätigen".

• Wie Sie sehen, haben wir zum alten Dokument zurückgewechselt und sogar die zuvor getätigten Änderungen sind erhalten geblieben.

• Sie haben auch die Möglichkeit, Videos zu teilen.
• Drücken Sie dazu erneut auf das "+-Symbol" und wählen Sie "Externes Video teilen".
• Hinterlegen Sie einen entsprechenden Link und drücken Sie dann auf "Neues Video teilen".

• Das Video wird nun bei allen Teilnehmenden geöffnet.

• Das Video kann auch jederzeit durch Sie wieder beendet werden.

• Der Button "Aufzeichnung starten", beachten Sie die Hinweise.

• Während des Aufnahmezeitraumes läuft oben ein Timer mit, über den Sie die Aufnahme auch wieder unterbrechen können.

• Oben rechts befinden sich die persönlichen Optionen.
  • (1) Den Raum als Vollbild anzeigen
  • (2) Die privaten Einstellungen öffnen.
  • (3) Eine Einsicht über die möglichen Tastaturkürzel
  • (4) Die Konferenz beenden

• Nachdem wir Zeitstempel für die Verarbeitung der Aufnahme gesetzt haben, beenden wir die Konferenz und kehren in den Verwaltungsbereich zurück.

• Je nachdem wie lange die Veranstaltung gedauert hat und wieviel aufgezeichnet wurde, kann die Erzeugung der fertigen Streamingdatei einige Zeit benötigen.
• Ist aus der Rohaufnahme die fertige Streamingdatei erzeugt wurden, wird sie Ihnen hier angezeigt.
  • Sie haben dort folgende Optionen:
    • Die Sichtbarkeit auf "Öffentlich" verändern. Jede Person, die Ihren Raumlink erhalten hat, bekommt diese Aufnahme dann auf der Einstiegswebseite angezeigt.
    • Die Präsentation öffnen. Dies öffnet die fertige Streamingdatei in Ihrem Browser.
    • Klicken Sie auf die 'drei kleinen Punkte', können Sie die Streamingdatei auch wieder vom System löschen oder eine E-Mail mit dem Link zum Video generieren.