• Sie benötigen ein aktives Beschäftigungsverhältnis an der FH-Münster

  • Sie benötigen ein FH-Benutzerkonto, welches für Exchange freigeschaltet ist.

  • Sie benötigen eine aktive Internetverbindung

Wenn Sie die Voraussetzungen erfüllen, können Sie folgende Schritte ausführen:

  • Öffnen Sie Ihr Outlook 2019 Mailprogram.

  • Wechseln Sie dann in den Bereich „Kalender“.




  • Wählen Sie „Neue Besprechung“.




  • Wechseln Sie in den „Terminplanungs-Assistent“.




  • Sie können Räume entweder wie andere Teilnehmer aus der globalen Adressliste entnehmen, Sie können aber auch im rechten Bereich über die Raumsuche einen Raum wählen.

    • In dieser Anleitung wählen wir den Eintrag „Corrensstraße“ aus der Raumliste.

  • Fügen Sie ggf. weitere Teilnehmer hinzu (A). Wählen Sie diese über den Button "Teilnehmer hinzufügen" aus dem globalen Adressbuch.





  • Es werden nun alle Räume der Correnstraße eingefügt.

  • Wählen Sie durch setzen des Häkchens vor dem Raum den von Ihnen gewünschten Raum aus und legen Sie einen Buchungszeitraum fest.

  • Fügen Sie anschließend die anderen Teilnehmer dem Planungsassistenten hinzu.

    • Hinweis: Sie können, falls Sie nur einen Raum buchen möchten, auch niemanden einladen.
      Also ein Meeting mit Ihnen und dem Raum als einzige Teilnehmer.

  • Falls Sie für Ihren Termin ein Catering wünschen, beachten Sie bitte die "Informationen zum Catering"




  • Wechseln Sie anschließend wieder in den Bereich „Termin“.




  • Vergeben Sie hier einen Betreff bzw. Namen für Ihren Termin.

  • Schreiben Sie ggf. eine kleine Einladung an die Teilnehmer Ihres Meetings.

  • Drücken Sie dann auf „Senden“.




  • Falls Sie einen Raum gebucht haben und dieser Raum von einer Person verwaltet wird, muss Ihnen dieser Raum
    für den von Ihnen gewünschten Zeitraum erst bestätigt werden.

  • Sie erhalten hierüber eine Information in Form einer Mail.




  • Hat der Raumplaner Ihnen den Raum zugesagt, erhalten Sie eine weitere Mail.
    • Erst mit dieser Bestätigung haben Sie die verbindliche Zusage für den Raum.




  • In Ihrem Kalender können Sie nun nachschauen, wer Ihrem Meetings bereits zu- oder abgesagt hat.

  • Wechseln Sie dazu in den Kalender.

  • Markieren Sie dann den gewünschten Termin. (1)

  • Wählen Sie dann „Nachverfolgung“ aus dem Menü. (2)




  • Wie in den Details zu sehen ist, wurde Ihnen der Raum verbindlich zugesagt.

  • Wenn eingeladene Teilnehmer zu- oder absagen, können Sie dies an dieser Stelle ebenfalls nachverfolgen.




  • Falls Sie einen Termin einmal wieder absagen müssen, können Sie dies ebenfalls über den Kalender durchführen.

    • Der Termin wird dann aus Ihrem Kalender entfernt und der gebuchte Raum wieder freigegeben.

  • Rechtsklicken Sie dazu auf den Termin und wählen Sie „Besprechung absagen“.




  • Ändern Sie ggf. den Betreff. (1)

  • Verfassen Sie eine Absage, die an alle Teilnehmer versendet wird. (2)

  • Drücken Sie anschließend auf „Absage senden“. (3)



Die Planung eines Meetings mit anderen Teilnehmern und Raumplanung ist damit abgeschlossen.


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