Der BI-Bericht "01_Belegliste Mittelabrufe (BI)" ist für die Vorbereitung von Mittelabrufen in Drittmittelprojekten angefertigt worden. (ACHTUNG: für Bundesprojekte gibt es einen anderen Bericht)
(1) Er ist als Standardeinstellung in Ihrer Favoritenliste enthalten.
Es öffnet sich das Bericht Fenster, in dem Sie nun die Daten eingetragen der Abfrage eintragen müssen.
(2) Zunächst muss das Abrechnungsobjekt (=Kostenstelle) ausgewählt werden. Wenn Sie in das Feld klicken, öffnet sich die gesamte Liste möglicher Kostenstellen. In dem Suchfeld "Liste durchsuchen..." kann sowohl nach der Kostenstellennummer als auch der Kostenstellenbenennung gesucht werden.
(3) Danach muss der Zeitraum der Auswertung ausgewählt werden, dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
- Buchungsdatum von/bis (alle Rechnungen, die im System gebucht sind)
- Ausgeglichen am von/bis (alle Rechnungen, die im System gebucht und bezahlt sind)
In vielen Drittmittelprojekten dürfen nur die Rechnungen geltend gemacht werden, die schon bezahlt wurden. In diesem Fall wäre "Ausgeglichen am" die richtige Wahl. Falls Sie sich mit den Daten nicht sicher sind, wenden Sie sich an Ihre(n) Ansprechpartner(in) im Drittmittelteam.
(4) Wenn Sie die Daten ausgewählt haben, drücken Sie auf "Anwenden".
Wird auf dem Bericht "null null" angezeigt, fehlt Ihnen die Berechtigung, auf die Kostenstelle zuzugreifen. Wenden Sie sich in dem Fall an den/die Kostenstellenverantwortliche(n) (Professor/in). Der/Die kann Sie über das MyFH-Portal berechtigen.
Der Bericht wird nun angezeigt. In der Kopfzeile erkennt man alle Informationen zu den abgefragten Daten.
Darunter werden Ihnen die Belege angezeigt (Sortierung: Ausgangsrechnungen/Eingangsrechnungen und danach Ausgeglichen am Datum). Sie sehen somit alle Belege die für den entsprechenden Mittelabruf relevant sind.
Unter dem Punkt "Ausgansrechnungen" finden Sie alle Geldbeträge, die auf der Kostenstelle eingegangen sind. Falls es sich um ein Projekt handelt, in dem die FH Leadpartner ist und Förderbeträge an Projektpartner weiterleitet, finden Sie diese Beträge auch hier (mit negativem Vorzeichen).
Unter dem Punkt "Eingangsrechnungen" finden Sie alle Geldbeträge, die die Kostenstelle belasten - sowohl Sachkosten als auch Personalkosten.
(5) Nun können Sie sich den Bericht als PDF-Datei herunterladen.