Der BI-Bericht "01_Belegliste Mittelabrufe (BI)" wurde für die Vorbereitung von Mittelabrufen in Drittmittelprojekten erstellt. Er ist als Standardeinstellung in Ihrer Favoritenliste enthalten.
Für Bundesprojekte gibt es einen anderen Bericht (06_Belegliste Bundesprojekte).
Es öffnet sich das Berichtsfenster, in das Sie nun die Daten für die Abfrage eintragen können.
Wählen Sie zunächst im Feld Abrechnungsobjekt die gewünschte Kostenstelle aus. Dazu klicken Sie in das Feld, sodass sich eine Liste aller möglichen Kostenstellen öffnet (2). Über das Suchfeld "Liste durchsuchen..." können Sie wahlweise nach der Kostenstellennummer oder der Kostenstellenbenennung suchen.
Wählen Sie anschließend den Zeitraum der Auswertung aus. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
- Buchungsdatum von/bis → Über diese Felder wählen sie alle Rechnungen aus, die im System gebucht sind.(alle Rechnungen, die im System gebucht sind)
- Ausgeglichen am von/bis → Über diese Felder wählen Sie alle Rechnungen aus, die im System gebucht und bezahlt sind.
In vielen Drittmittelprojekten dürfen nur die Rechnungen geltend gemacht werden, die schon bezahlt wurden. In diesem Fall sollten Sie die Belegliste über die Felder "Ausgeglichen am" erstellen lassen. Falls Sie bei der Eingabe der Daten nicht sicher sind, wenden Sie sich an Ihre Ansprechperson im Dezernat FCO.
Klicken Sie auf "Anwenden", um die Belegliste erstellen zu lassen.
Wird im Bericht "null null" angezeigt, fehlt Ihnen die Berechtigung, auf die ausgewählte Kostenstelle zuzugreifen. Wenden Sie sich in dem Fall an die/den Kostenstellenverantwortliche(n) (Professor/in). Die/Der Kostenstellenverantwortliche kann Ihnen über das MyFH-Portal Zugriffsrechte auf das MyFH-Portal erteilen.
Der Bericht wird nun angezeigt. In der Kopfzeile erkennt man alle Informationen zu den abgefragten Daten.
Darunter werden Ihnen die Belege angezeigt (Sortierung: Ausgangsrechnungen/Eingangsrechnungen und danach Ausgeglichen am Datum). Sie sehen somit alle Belege die für den entsprechenden Mittelabruf relevant sind.
Unter dem Punkt "Ausgansrechnungen" finden Sie alle Geldbeträge, die auf der Kostenstelle eingegangen sind. (Falls es sich um ein Projekt handelt, in dem die FH Leadpartner ist und Förderbeträge an Projektpartner weiterleitet, finden Sie diese Beträge auch hier (mit negativem Vorzeichen).)
Unter dem Punkt "Eingangsrechnungen" finden Sie alle Geldbeträge, die die Kostenstelle belasten - sowohl Sachkosten als auch Personalkosten.
Nun können Sie sich den Bericht als PDF-Datei herunterladen.