Um sich sämtliche Kostenstellen in einem Bericht anzeigen zu lassen, kann BI-Bericht 04 (Budgetüberischt) verwendet werden. Die Kostenstellen werden dabei in Zeilen untereinander separat nach Teilhaushalten gelistet. Es werden jeweils Budgets / Einnahmen , Ausgaben und das aktuell verfügbare Budget (Saldo) in Spaltenform angezeigt.
Der Bericht kann direkt über die Favoriten im Regiebereich ausgewählt werden.
Der Bericht unterscheidet zwischen Haushalstkostenstellen (Budgets je Orgeinheit) und Drittmittelkostenstellen (Drittmittel je Orgeinheit). Hier muss die entsprechende Auswahl getroffen werden. Es ist nicht möglich alle Kostenstellen in einem Bericht auszuwerten!
Im nächsten Schritt muss die Organisationseinheit der auszuwertenden Kostenstellen gewählt werden. In der Regel wird dies der eigene Fachbereich sein. Es kann allerdings vorkommen, dass Kostenstellen einem anderen Fachbereich oder beispielsweise einem Forschungsinstitut zugeordnet sind. In diesem Falle wird die Kostenstelle nur in dem Bericht gelistet, wenn die korrekte Organisationseinheit ausgewählt wurde!
Es werden nun alle Kostenstellen gelistet, die im ausgewählten Jahr Buchungsbewegungen hatten. Kostenstellen ohne Bewegungen und Restguthaben werden nicht mit aufgeführt. Es werden ebenfalls nur die Spalten angezeigt, die ungleich null sind. Im oben gezeigten Beispiel findet man unter Ausgaben entsprechend nur Materialausgaben, da die gelistete Kostenstellen weder Personalausgaben noch Investitionen enthält. Die Spalte Saldo ist gleichbedeutend mit der Zeile "Verbleibendes Budget inkl. Festlegungen" bei Auswertung des BAB-Typs 2 in der Funktion "Abrechnungsobjekte auswerten".
Der Bericht kann anschließend sowohl als Excel-Datei (bitte Option "Als XLSX-Datei" und nicht "Als Excel-Datei" wählen) oder als PDF-Datei exportiert werden.
