Sie benötigen ein aktives Beschäftigungsverhältnis an der FH-Münster
Sie benötigen ein FH-Benutzerkonto, welches für Exchange freigeschaltet ist.
Sie benötigen eine aktive Internetverbindung
Wenn Sie die Voraussetzungen erfüllen, können Sie folgende Schritte ausführen:
Öffnen Sie Ihr Outlook 2019 Mailprogram.
Wechseln Sie dann in den Bereich „Kalender“.
- Wählen Sie „Neue Besprechung“.
- Wechseln Sie in den „Terminplanungs-Assistent“.
Sie können Räume entweder wie andere Teilnehmer aus der globalen Adressliste entnehmen, Sie können aber auch im rechten Bereich über die Raumsuche einen Raum wählen.
In dieser Anleitung wählen wir den Eintrag „Corrensstraße“ aus der Raumliste.
- Fügen Sie ggf. weitere Teilnehmer hinzu (A). Wählen Sie diese über den Button "Teilnehmer hinzufügen" aus dem globalen Adressbuch.
Es werden nun alle Räume der Correnstraße eingefügt.
Wählen Sie durch setzen des Häkchens vor dem Raum den von Ihnen gewünschten Raum aus und legen Sie einen Buchungszeitraum fest.
Fügen Sie anschließend die anderen Teilnehmer dem Planungsassistenten hinzu.
Hinweis: Sie können, falls Sie nur einen Raum buchen möchten, auch niemanden einladen.
Also ein Meeting mit Ihnen und dem Raum als einzige Teilnehmer.
Falls Sie für Ihren Termin ein Catering wünschen, beachten Sie bitte die "Informationen zum Catering"
- Wechseln Sie anschließend wieder in den Bereich „Termin“.
Vergeben Sie hier einen Betreff bzw. Namen für Ihren Termin.
Schreiben Sie ggf. eine kleine Einladung an die Teilnehmer Ihres Meetings.
Drücken Sie dann auf „Senden“.
Falls Sie einen Raum gebucht haben und dieser Raum von einer Person verwaltet wird, muss Ihnen dieser Raum
für den von Ihnen gewünschten Zeitraum erst bestätigt werden.Sie erhalten hierüber eine Information in Form einer Mail.
- Hat der Raumplaner Ihnen den Raum zugesagt, erhalten Sie eine weitere Mail.
- Erst mit dieser Bestätigung haben Sie die verbindliche Zusage für den Raum.
In Ihrem Kalender können Sie nun nachschauen, wer Ihrem Meetings bereits zu- oder abgesagt hat.
Wechseln Sie dazu in den Kalender.
Markieren Sie dann den gewünschten Termin. (1)
Wählen Sie dann „Nachverfolgung“ aus dem Menü. (2)
Wie in den Details zu sehen ist, wurde Ihnen der Raum verbindlich zugesagt.
Wenn eingeladene Teilnehmer zu- oder absagen, können Sie dies an dieser Stelle ebenfalls nachverfolgen.
Falls Sie einen Termin einmal wieder absagen müssen, können Sie dies ebenfalls über den Kalender durchführen.
Der Termin wird dann aus Ihrem Kalender entfernt und der gebuchte Raum wieder freigegeben.
Rechtsklicken Sie dazu auf den Termin und wählen Sie „Besprechung absagen“.
Ändern Sie ggf. den Betreff. (1)
Verfassen Sie eine Absage, die an alle Teilnehmer versendet wird. (2)
Drücken Sie anschließend auf „Absage senden“. (3)
Die Planung eines Meetings mit anderen Teilnehmern und Raumplanung ist damit abgeschlossen.