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Sie benötigen eine bestehende Immatrikulation oder ein aktives Beschäftigungsverhältnis an der FH-Münster
Sie benötigen eine gültige FH-Benutzerkennung (z.B. ab123456)
Sie benötigen eine aktive Internetverbindung
Sie benötigen die Gruppenmitgliedschaft in der zu verwaltenden Gruppe

Im Zuge der initialen Bereitstellung des Managements der Shared Mailbox Mitgliedschaften über die Hochschulweite Gruppenverwaltung, ist es notwendig, die Aktualität der vorhandenen Bestandsdaten zu prüfen.

Bitte überprüfen Sie in Ihrer Organisationseinheit die Gruppenmitgliedschaften und die Enddaten aller Ihnen zugeordneten Exchange Shared Mailbox Gruppen.

Wenn Sie die Voraussetzungen erfüllen, können Sie folgende Schritte ausführen:

Tutorials > Exchange Gruppenverwaltung - Prüfung bei der Initialbereitstellung > shared_inspect_001.png

Öffnen Sie die Seite https://www.fh-muenster.de
Drücken Sie dann auf "myFH-Portal".

Tutorials > Exchange Gruppenverwaltung - Prüfung bei der Initialbereitstellung > shared_inspect_002.png

Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an.

Tutorials > Exchange Gruppenverwaltung - Prüfung bei der Initialbereitstellung > shared_inspect_003.png

Drücken Sie auf "myFH-Portal".

Tutorials > Exchange Gruppenverwaltung - Prüfung bei der Initialbereitstellung > shared_inspect_004.png

Wählen Sie "Administration" und dann "Gruppen verwalten".

Tutorials > Exchange Gruppenverwaltung - Prüfung bei der Initialbereitstellung > shared_inspect_005.png

Schränken Sie die Ergebnismenge über die Tags ein, um nur noch Shared Mailboxen anzeigen zu lassen.
Drücken Sie dann auf den Button "Mitglieder" der entsprechenden Mailboxgruppe, die Sie ändern möchten.

Tutorials > Exchange Gruppenverwaltung - Prüfung bei der Initialbereitstellung > shared_inspect_005b.png

Falls Sie sich einmal unsicher sein sollten...
- Wenn Sie Ihren Mauszeiger über den Namen bewegen, erhalten Sie einen Tooltip mit der Beschreibung angezeigt, der die Mailadresse enthält.

Tutorials > Exchange Gruppenverwaltung - Prüfung bei der Initialbereitstellung > shared_inspect_006.png

(A) Prüfen Sie nun zunächst die Ablaufdaten. Möchten Sie einer Person eine Permanente Mitgliedschaft in der Gruppe einstellen, drücken Sie den entsprechenden Button.
- Wird keine permanente Mitgliedschaft eingestellt, wird der Zugang zu der Mailbox zum angegebenen Enddatum automatisch entzogen.
(B) Prüfen Sie, ob alle Personen auch noch Zugriff zu der Mailbox haben sollen, ggf. sind bereits Personen ausgeschieden.
- Löschen Sie alle Personen die keinen Zugang mehr zu der Mailbox haben sollen. Bei Unklarheiten, folgen Sie der Anleitung Entfernen eines Gruppenmitglieds

Bitte beachten Sie, dass jetzige Änderungen an den Gruppen erst mit der Aktivschaltung des neuen Berechtigungsmanagements am 03.11.2025 ausgeführt und gültig werden.

Weitere Anleitungen finden Sie auf der allgemeinen Anleitungsseite von Exchange unter folgendem Link:

Mail mit Microsoft Exchange

Dort finden Sie im Bereich "Exchange Shared Mailboxen" rechts unten auch die folgenden Anleitungen: