Verwenden Sie den Bericht "04_Budgetübersicht (BI)", um sich Ihre sämtlichen Kostenstellen in einem Bericht anzeigen zu lassen. Die Kostenstellen werden dabei in Zeilen untereinander sortiert nach Teilhaushalten gelistet. In den Spalten erhalten Sie Informationen zu den Budgets/Einnahmen, den Ausgaben und dem aktuell verfügbarem Budget (Saldo).
Klicken Sie im linken Regiebereich auf "04_Budgetübersicht (BI)" (1). Alternativ finden Sie diesen und alle weiteren BI-Berichte, indem Sie die Auswahl der Module öffnen (1) und BI auswählen.
Es öffnet sich das Berichtsfenster, in das Sie nun die Daten für die Abfrage eintragen können.
Wählen Sie zunächst die Abrechnungsobjekt Ebene aus. Sie können entweder Ihre Haushalstkostenstellen ("Budgets je Orgeinheit") oder Ihre Drittmittelkostenstellen ("Drittmittel je Orgeinheit") auswerten. Es ist nicht möglich alle Kostenstellen in einem Bericht auszuwerten.
Wählen Sie über das Feld Fachbereich die Organisationseinheit aus, deren Kostenstellen Sie auswerten möchten (3). Dies wird in der Regel Ihre eigene Organisationseinheit sein.
Achtung
Es kann vorkommen, dass Sie Zugriff auf Kostenstellen haben, die einem anderen Fachbereich oder beispielsweise einem Forschungsinstitut zugeordnet sind. Diese Kostenstellen werden Ihnen nur angezeigt, wenn Sie die korrekte Organisationseinheit ausgewählt haben.
Wählen Sie im Feld Geschäftsjahr das Jahr aus, das ausgewertet werden soll (4). In der Regel handelt es sich dabei um das laufende Jahr.
Klicken Sie auf "Anwenden", um den Bericht erstellen zu lassen (5). Er wird auf der rechten Seite des Fensters angezeigt.
Im Bericht werden alle Kostenstellen gelistet, die im ausgewählten Jahr Buchungsbewegungen hatten. Kostenstellen ohne Bewegungen und Restguthaben werden nicht aufgeführt.
Es werden nur die Spalten angezeigt, die ungleich null sind. Im oben gezeigten Beispiel findet man in der Spalte "Ausgaben" nur "Materialausgaben", da über die Kostenstelle weder Personalausgaben noch Investitionen getätigt wurden.
Die Spalte "Saldo" ist identisch zur Zeile "Verbleibendes Budget inkl. Festlegungen" bei Auswertungen des BAB-Typs 2 in der Funktion Abrechnungsobjekte auswerten.
Um den Bericht zu exportieren, klicken Sie auf die Export-Schaltfläche (6) und wählen Sie das gewünschte Dateiformat aus.
Achtung
Bitte wählen Sie die Option "Als XLSX-Datei" und nicht die Option "Als Excel-Datei" aus, um die Datei in Excel zu öffnen.