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Das Open Source Videokonferenzsystem BigBlueButton wird vollständig hausintern im Rechenzentrum der Datenverarbeitungszentrale gehostet und bietet ein Aufzeichnungsfeature. Einer datenschutzkonformen Nutzung des Systems mit aktiviertem Feature sind enge Grenzen gesetzt, über die wir Sie auf dieser Seite ausführlich in Kenntnis setzen möchten. Für Rückfragen zur Aufzeichnungsfunktion stehen Ihnen jederzeit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Datenverarbeitungszentrale zur Verfügung, die Sie schriftlich unter der E-Mail-Adresse it-support@fh-muenster.de erreichen können.

Aufzeichnungfunktion einschalten/ausschalten

  • BigBlueButton berücksichtigt die innerhalb der Einstellungen jedes Raumes veränderbare Option "Aufnahme des Raumes erlauben".

Die Aufzeichnungsfunktion (Aufnahme des Raumes erlauben: Ausgeschaltet)

Wenn Sie eine Videositzung mit BigBlueButton starten und innerhalb der Raumeinstellungen die Option "Aufnahme des Raumes erlauben" nicht aktiviert ist, wird das System die Kamerasignale und die Signale eingeschalteter Mikrofone nicht aufzeichnen. Auf dem BigBlueButton Server gespeichert werden alle hochgeladenen Präsentationsdateien, wie z.B. Power Point Präsentationen oder PDF Dokumente, da diese vor der Anzeige in BigBlueButton eine Dateikonvertierung durchlaufen müssen. Eine Aufnahme von Video- oder Audiosignalen der Teilnehmenden hingegen findet nicht statt.

Ist in den Raumeinstellungen die "Aufnahme des Raumes erlauben"-Option ausgeschaltet, dann wird während eines späteren Meetings auch kein Aufnahmeknopf angezeigt.

Die Aufzeichnungsfunktion (Aufnahme des Raumes erlauben: Eingeschaltet)

Wenn Sie eine Videositzung mit BigBlueButton starten und innerhalb der Raumeinstellungen die Option "Aufnahme des Raumes erlauben" aktiviert wurde, wird das System die gesamte Session vollumfänglich aufzeichnen, ungeachtet dessen ob der Aufzeichnungsknopf während des späteren Meetings betätigt wurde oder nicht. Eine Aufnahme von Video- oder Audiosignalen findet dann immer statt. Diese Aufnahme enthält alle während der Sitzung präsentierten Dokumente, alle Videofeeds der eingeschalteten Kameras und alle Tonspuren der eingeschalteten Mikrofone.

Diese 'Rohdatei' der Aufzeichnung wird vom System aus technischen Gründen erzeugt und zwingend benötigt, um daraus fertige Streamingvideos aus den Zeitabschnitten zu erstellen, an denen die Aufnahme über den Aufnahmeknopf aktiviert war. Diese Streamingdatei wird dann auf einen Netzwerkspeicher kopiert und kann über das Internet angesehen werden.

Die Rohdateien und die lokalen Streamingdateien werden nach einem Tag, bzw. nach drei Tagen automatisch durch tägliche Scripte von den Servern gelöscht. Auf dem BigBlueButton System verbleiben dann nur noch die wissentlich angefertigten Streamingaufzeichnungen, die anderen Personen über das Internet bereitgestellt werden können (siehe Anhang 1).

Datenschutz

Ist in den Raumeinstellungen die Option "Aufnahme des Raumes erlauben" eingeschaltet, dann sind für eine datenschutzkonforme Nutzung des Systems folgende Bestimmungen einzuhalten:

  1. Die/der Moderator*in sollte alle Bildschirm- und Mikrofonberechtigungen ausstellen bevor die Videokonferenz startet. Dies ist bereits als Grundeinstellung für alle neuen Sitzungen im System eingestellt.
  2. Fragen und Anmerkungen der Teilnehmenden können über die Chatfunktion (die nicht Teil der automatisierten oder aktivierten Aufzeichnung ist) einbezogen und ohne Namesnennung vom Moderierenden eingebracht werden.
  3. Wenn (einzelne) Teilnehmende auf Grundlage einer datenschutzkonformen Einwilligung bereit sind, ihre Bildschirmkamera / ihr Mikrofon einzuschalten, steht dem nichts entgegen.
  4. Eine datenschutzkonforme Einwilligung liegt vor, wenn die/der Betroffene freiwillig (d.h. ihm muss eine Alternative geboten werden; bspw. eine andere VK-Plattform wie https://meet.fh-muenster.de) der Datenerhebung zustimmt. Die Rechtswirksamkeit der Einwilligung setzt außerdem voraus, dass die/der Betroffene vollständig informiert wird i.S.e. Datenschutzerklärung, die insbesondere die Verantwortliche (FH Münster), die Art der Daten, die erhoben werden, den Zweck der Datenerhebung, die Speicherdauer sowie eine Belehrung über die Rechte und Kontaktinformationen enthält. Eine solche Einwilligung ist zwar formlos wirksam, die FH als für die Datenerhebung Verantwortliche hat aber nach der DSGVO Dokumentationspflichten.

Handlungsempfehlung

  • Schalten Sie in den Raumeinstellungen die "Aufnahme des Raumes erlauben"-Option nur dann an, wenn Sie auch aktiv aufnehmen wollen.
  • Wenn Sie die "Aufnahme des Raumes erlauben"-Option einschalten, dann:
    • ...setzen Sie BigBlueButton ausschließlich für eigene Vorlesungen ein und übertragen Sie neben Ihrer Präsentation, nur Ihr eigenes Video- & Audiosignal.
    • ...belassen Sie die Kameras und Mikrofone der anderen Teilnehmenden im Zustand gesperrt, um einer versehentlichen/ungewollten Aktivierung vorzubeugen.
    • ...nutzen Sie die Chatfunktion, um Fragen Ihrer Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu sammeln und in Intervallen ohne Namensnennung zu beantworten.


Zusatzinformationen:

  • Das BigBlueButton System speichert grundsätzlich niemals:
    • die Inhalte des Chatraumes "Öffentlicher Chat" oder Kommunikation per Chat zwischen den Teilnehmenden.
    • die Liste der teilnehmenden Personen eines Meetings.
    • die Inhalte des Kollaborationsbereiches "Geteilte Notizen".
    • Aktivitäten in Breakout Räumen. Innerhalb dieser Räume kann eine Aufzeichnung der Kamera- oder Mikrofonsignale nicht aktiviert werden.




Anhang 1:

  • No labels